بسیاری از فروشگاه‌های اینترنتی به‌دلیل حجم بالای سفارشات خود از شرکت‌های پستی برای فرایند ارسال کالای خود از درب محل استفاده می‌کنند. هدف از این کار یا برون‌سپاری خدمات ارسال بسته، تحویل سریع‌تر و حرفه‌ای‌تر در جهت افزایش رضایت مشتری است. برخی از شرکت‌های خدمات پستی با اختصاص انبار خود به فروشگاه‌ها، به کاهش هزینه‌های انبارداری و سرعت تحویل کالا نیز کمک می‌کنند. اما چگونه می‌توان این خدمات را به شرکت‌های خدمات پستی واگذار کرد؟ به‌طور حتم این فرایند نیاز به رعایت نکات خاص در انتخاب بهترین شرکت و طی کردن دقیق فرایند برون‌سپاری ارسال بسته پستی است. در این مطلب بعد از بررسی نحوه انجام واگذاری خدمات، مزایای این کار و شاخص‌های انتخاب شرکت خدمات پستی برای ارسال بسته فروشگاه ها را بررسی می‌کنیم.
مراحل واگذاری خدمات ارسال بسته فروشگاه به شرکت پستی
اداره پست ایران برای تسریع فعالیت‌های ارسال بسته، خدمات مربوط به دریافت درب محل و تحویل آن‌ها را به شرکت‌های واسط منتقل کرده است. این شرکت‌ها به‌عنوان بازوی استراتژیک اداره پست با ارائه رسید معتبر دریافت و خدمات اختصاصی بسته‌بندی، بسته را برای ارسال از طریق پست ویژه یا اکسپرس بعد از تحویل از درب محل فروشگاه به اداره پست تحویل می‌دهند. این فرایند کاملا تحت نظارت اداره پست و امکان رهگیری آنلاین انجام می‌گیرد و فروشگاه‌های اینترنتی می‌توانند بدون نگرانی این خدمات را به شرکت‌های پستی واگذار کنند. برای شروع کار مراحل زیر راهنمای خوبی برای فروشگاه‌ها در مسیر برون‌سپاری خدمات پستی است.
انتخاب شرکت پستی معتبر
قبل از واگذاری خدمات لازم است فروشگاه‌ها با ارزیابی شرکت پستی و میزان رضایت مشتریان بهترین شرکت را انتخاب کنند. در این مسیر توجه به نکات زیر بسیار اهمیت دارد:
- شناسایی خدمات مورد نیاز از نظر سرعت ارسال، بسته‌بندی سفارشی، خدمات انبارداری، قیمت
- بررسی شرکت‌های مختلف پستی با توجه به نیازها و اعتبارسنجی از طریق اینترنت یا ارزیابی نظرات مشتریان
- انتخاب یک یا دو شرکت منتخب و برقراری ارتباط با آن‌ها
البته برای بررسی شاخص‌های مهم انتخاب بهترین شرکت خدمات پستی پیشنهاد می‌کنیم مطلب نکات کلیدی انتخاب بهترین شرکت خدمات پستی را نیز مطالعه کنید.
مذاکره با شرکت و ارزیابی دقیق‌تر شرایط
بعد از انتخاب شرکت خدمات پستی و ارزیابی اولیه همکاری او با اداره پست، چند نکته مهم در انتخاب نهایی تاثیر دارد.
بررسی شرایط فرایند بازگشت کالا
در بسیاری موارد به‌دلیل شرایط پیش‌بینی نشده، احتمال دارد مشتری نیاز به بازگشت کالا داشته باشد. تجربه تحویل مشتری به نحوه رسیدگی فروشگاه در خصوص درخواست خدمات بازگشت و مرجوع کردن کالا نیز بستگی دارد. بنابراین قبل از واگذاری خدمات به شرکت پستی، لازم است از مدیریت صحیح فرایند بازگشت کالا توسط وی مطمئن شویم. بهترین شرکت‌ها، فرایند بازگشت را برای مشتری تسهیل می کنند.
ارزیابی پتانسیل شرکت در زمان‌های پرتقاضا
در مناسبت‌های خاص مانند اعیاد تقاضای محصول از فروشگاه‌ها نیز بالاتر می‌رود. بنابراین حجم تقاضای ارسال بسته از طریق پست نیز بیشتر خواهد شد. از آنجا که نظم و کارآمدی در ارسال بسته برای حفظ جایگاه فروشگاه در بازار رقابتی امروزی بسیار اهمیت دارد، خدمات شرکت پستی در این مواقع خاص نیز باید با انتظارات مشتریان هماهنگ باشد. توجه به پتانسیل شرکت از این لحاظ، تضمین برای خدمات ارسال با نرخ ثابت و تحویل به موقع مرسوله یکی از نکات مهم در مذاکره با شرکت منتخب است.
استعلام قیمت و نهایی کردن قرارداد
برقراری ارتباط شفاف برای دریافت قیمت با توجه به حجم فعالیت فروشگاه، مرحله نهایی در فرایند واگذاری خدمات پستی است. در این گام ضمن درخواست توضیح بیشتر از شرکت در مورد نوع خدمات، نسبت به استعلام حدودی قیمت و شرایط قرارداد سوال می‌کنیم. البته قیمت باید با توجه به سطح کیفی خدمات ارزیابی شود و این موضوع شاخص اصلی در خصوص انتخاب شرکت نیست و با توافق دوجانبه حاصل خواهد شد.
مزایای واگذاری خدمات ارسال بسته فروشگاه به شرکت پستی
هر چند تا به این قسمت از مطلب مزیت‌های واگذاری خدمات ارسال بسته کاملا شفاف باشد، با این حال مرور موارد زیر اهمیت انجام این کار برای فروشگاه‌ها را بیشتر مشخص می‌کند.
۱.صرفه‌جویی در هزینه‌ها
اصلی‌ترین مزیت واگذاری خدمات ارسال بسته از طریق شرکت‌های پستی، صرفه‌جویی در هزینه‌ها است. با این کار دیگر نیازی به استخدام فردی برای تحویل بسته به اداره پست، هزینه خرید وسیله نقلیه برای جابجایی بسته‌ها یا حتی تحویل بسته به پیک موتوری برای انجام این کار نیست. هر یک از این موارد تاثیر بالایی بر کاهش هزینه‌های جاری فروشگاه در بخش‌های استخدام پرسنل، خرید وسیله نقلیه و تعمیر و نگهداری آن و مصرف سوخت نیست.
۲. کاهش احتمال آسیب به کالا
وقتی شرکت دیگری به‌طور مستقیم مسئول تحویل کالا باشد، تعهد تحویل بدون آسیب آن به اداره پست بر عهده وی است. البته بسیاری از این شرکت ها در صورت تمایل فروشگاه، خدمات بسته‌بندی سفارشی انجام می‌دهد که با توجه به رعایت استانداردها، احتمال آسیب کالا را به حداقل می‌رساند. از طرفی این شرکت‌ها، نیروی انسانی حرفه‌ای و آموزش دیده‌ای دارند که مرسوله را با احتیاط حمل می‌کند. ضمن اینکه این شرکت‌ها طبق مقررات اداره پست، کالا را بیمه کرده و با توجه به نوع ارسال از نظر ویژه یا اکسپرس بودن آن، در صورت لزوم غرامت آسیب احتمالی حین تحویل به مقصد را پرداخت می‌کنند.
۳. بهینه‌سازی زمان تحویل بسته
یکی از تفاوت‌های اصلی خدمات شرکت‌های پستی کاهش زمان ارسال بسته است. از آنجا که سفیران شرکت برای دریافت بسته به درب محل فروشگاه مراجعه می‌کنند، بخشی از زمان فروشگاه برای مراجعه به اداره پست کاهش می‌یابد. ضمن اینکه تجمیع مرسولات توسط فروشگاه و مراجعه سفیر در زمان مشخص برای دریافت بسته با ایجاد نظم بیشتر، فرایند تحویل را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند. به همین دلیل پرسنل فروشگاه وقت بیشتری برای ارتباط با مشتریان و انجام سایر امور است.
۴.بسته‌بندی مطمئن و پشنیبانی انبارداری
برخی از شرکت‌های پستی، خدمات بسته‌بندی سفارشی و مدیریت لجستیک و انبارداری را به فروشگاه‌ها عرضه می‌کنند. این کار ضمن کاهش احتمال آسیب به بسته، زمان فعالیت پرسنل را بهینه می‌کند. همچنین فروشگاه‌هایی که فضای کافی برای انبارداری را ندارند، می‌توانند از انبارهای میانی این شرکت‌ها برای جمع‌آوری مرسولات خود و ارسال آن‌ها در زمان مشخص استفاده کنند.
۵. کاهش مشکلات پیش‌بینی نشده
بسیاری از فروشگاه‌هایی که تازه شروع به کار کرده‌اند، به‌دلیل تازه‌کار بودن بیشتر پرسنل خود و تجربه ناکافی، ممکن است چالش‌هایی را در مسیر فعالیت خود داشته باشند. همکاری با شرکت‌های پستی معتبر با توجه به تجربه و مهارت آن‌ها در ارسال بسته، مشکلات احتمالی در تحویل مرسوله را از بین می‌برد.
۶. کاهش بار عملیاتی روزانه
واگذاری فرایند تحویل بسته به یک شرکت معتبر پستی، بخش از زمان پرسنل بابت بسته‌بندی، مراجعه به دفاتر پستی و ماندن در صف انتظار را صرفه‌جویی می‌کند. بنابراین پرسنل و مدیران فروشگاه توجه و زمان خود را بر بخش‌های مهم‌تر مانند پشتیبانی مشتریان، برندسازی و تامین کالای با کیفیت خواهند کرد. به این شکل با کاهش بار عملیاتی، درآمدزایی فروشگاه بیشتر شده و اعتماد مشتریان نیز افزایش خواهد یافت.
سپرتا، همراه مطمئن فروشگاه‌ها برای ارسال بسته فروشگاه با پست
سپرتا، یکی از پلتفرم‌های معتبر ارسال بسته فروشگاه ها است که فقط با ثبت درخواست از طریق وب‌سایت، اپلیکیشن یا مرکز تماس به دنیای خدمات متفاوت آن وارد خواهید شد. در مرحله بعد با تعیین زمان و مکان جمع‌آوری بسته، سفیر سپرتا به درب محل فروشگاه مراجعه کرده و مراحل بعدی برای تحویل به دفاتر پستی را انجام می‌دهد. در طی این فرایند فروشگاه‌ها خدمات زیر را دریافت خواهند کرد:
- بسته‌بندی و لیبل اختصاصی فروشگاه با امکان درج لوگو
- بیمه رسمی مطابق مقررات شرکت ملی پست
- امکان انتخاب سرویس اکسپرس و ویژه برای تحویل سریع‌تر
- ارائه قبض و رسید رسمی همراه رهگیری آنلاین از شرکت پست
همچنین در صورت نیاز امکان استفاده از انبارهای شرکت سپرتا برای نگهداری مرسولات و ارسال بسته فروشگاه ها در زمان مشخص نیز وجود خواهد داشت. با این کار قصه بسته‌های پستی، پایانی خوش خواهند داشت و نگرانی بابت ارسال آن‌ها نخواهید داشت. برای آغاز قصه همکاری فقط یک تماس یا یک کلیک کافی است.
